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用友软件:总账子系统日常业务处理

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最后更新: 2021-11-01 22:54
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产品详细说明

初始化设置完成后,可以开始进行日常账务处理了。

日常业务包括填制凭证、修改凭证。审核凭证、凭证汇总、记账等。

一、填制凭证

记账凭证是登记账簿的依据,是总账系统的唯一数据源,填制凭证也是最基础和频繁的工作。计算机处理账务后,电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证,因而要确保记账凭证输入的准确完整。在实际工作中,可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理),也可以先由人工制单而后集中输入(即后台处理)。企业采用哪种方式应根据本单位实际情况,一般来说业务量不多、基础较好和使用网络版的企业可采用前台处理方式,而在第一年使用或人机并行阶段,则比较适合采用后台处理方式。

(一)填制凭证方法

记账凭证的内容一般包括两部分:一是凭证头部分,包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等;二是凭证正文部分,包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求,则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算,则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。

单击桌面中的【填制凭证】,屏幕显示凭证画面。单击【增加】按钮或按F5键,增加一张新凭证,光标在凭证类别上。

1.凭证头内容

(1)凭证类别。可以输入凭证类别字,也可以参照输入。

(2)凭证编号。一般情况下,由系统分类按月自动编制,即每类凭证每月都从0001号开始。对于网络用户,如果是几个人同时制单,系统先提示一个参考凭证号,真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出;如果只有一个人制中或使用单用户版制单时凭证号即是正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号,系统规定每页凭证有五条记录,当某号凭证不只一页,系统将自动在凭证号后标上分单号,如收-000l号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单,当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时或在“账簿选项”中,设置凭证编号方式为“手工编号”,则用户可在此处手工录入凭证编号。

(3)制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期,如果日期不对,可进行修改或参照输入。

(4)附单据数。即输入原始单据张数。

(5)凭证自定义项。凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入,系统对这些信息不进行校验,只进行保存。

2.凭证内容

(1)摘要。输入本笔分录的业务说明,要求简洁明了,不能为空。

(2)科目。必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。

(3)辅助信息。当科目具有辅助核算时,系统提示输入相应的辅助信息。如果需要对所有录入的辅助项进行修改时,可双击所要修改的项,系统显示辅助信息录入窗,可进行修改。

对于要进行数量核算的科目,屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额,并将金额先放在借方,如果方向不符,可按空格键调整金额方向。

对于进行外币核算的科目,系统自动将凭证格式改为外币式,如果系统有其他辅助核算,则先输入其他辅助核算后,再输入外币信息。

当科目为银行科目,则屏幕提示输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。其中,“结算方式”输入银行往来结算方式,“票号”应输入结算号或支票号,“票据日期”应输入该笔业务发生的日期,“票据日期”主要用于银行对账。

对于要使用“支票登记簿”的企业,若希望在制单时同时进行支票登记,则应在“账簿选项”中设置“支票控制”选项,那么在制单时,如果所输的结算方式应使用支票登记簿.在输入支票号后,系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票,并将报销日期填上制单日期,所以在支票领用时,最好在支票登记簿中予以登记,以便系统能自动勾销未报的支票。若支票登记簿中未登记该支票,系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中,同时填上报销日期。

(4)金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额,金额不能为零,但可以是红字,红字金额以负数形式输入。

凭证内容录入完毕,按【保存】按钮或F6键保存这张凭证,按【放弃】按钮放弃当前增加的凭证。

如果使用了应收系统来管理所有客户往来业务,那么所有与客户发生的业务,都应在应收系统中生成相应的凭证,而不能在“填制凭证”功能中制单。如果使用了应付系统来管理所有供应商往来业务,那么所有与供应商发生的业务,都应在应付系统中生成相应的凭证。

(二)填制凭证的其他功能

1.生成和调用常用凭证

(1)可以将某张凭证作为常用凭证存人常用凭证库中,以后可按所存代号调用这张常用凭证。

(2)在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时,可调用此常用凭证,这样会加快凭证的录入速度。调用方法为:在制单时通过【制单】菜单下的【调用常用凭证】功能,从中选择要调用的常用凭证即可调出指定常用凭证。若调出的常用凭证与业务有出人或缺少部分信息,可直接将其修改成所需的凭证。

2.修改凭证

在填制凭证中,通过按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】按钮翻页查找或按【查询】按钮输入查询条件,找到要修改的凭证,将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。有些项目的修改受到【账簿选项】中设置的限制,若某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息,并对该支票做过报销处理,修改该分录,将不影响

“支票登记簿”中的内容。修改完毕后,按【保存】按钮保存当前修改,按【放弃】按钮放弃当前凭证的修改。

外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。

3.作废/恢复凭证

当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时,可将其作废。

进入填制凭证后,找到要作废的凭证。单击【制单】菜单下的【作废/恢复】,凭证上显示“作废”字样,表示已将该凭证作废,作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。作废凭证不能修改,不能审核。在记账时,不对作废凭证作数据处理,相当于一张空凭证。在账簿查询时,也查不到作废凭证的数据。

若当前凭证已作废,还可单击【制单】菜单下的【作废/恢复】,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证。

4.整理凭证

凭证整理就是删除所有作废凭证,并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理,应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。

5.制作红字冲销凭证

冲销某张已记账凭证,通过【制单】菜单下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。输入制单月份,然后回答将冲销哪个月的哪类多少号凭证,则系统自动制作一张红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存管理。

6.查看凭证有关信息

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口,同时也提供了强大的信息查询功能,以便随时了解经济业务发生的情况,保证填制凭证的正确性。通过【填制凭证】界面中的【查询】功能,可以查询符合条件的凭证信息;通过【查看】菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

(1)查询外部系统制单信息。若当前凭证为外部系统生成的凭证,可将鼠标移到记账凭证的标题处,按下鼠标左键,系统显示当前凭证来自哪个子系统,凭证反映的业务类型与业务号。

(2)联查明细账。当光标在凭证分录上时,单击【查看】菜单下的【联查明细账】,系统将显示该笔业务发生科目的明细账。

(3)联查原始单据。若当前凭证是由外部系统制单生成,单击【查看】菜单下的【联查原始单据】,将显示生成这张凭证的原始单据。

(4)分单:若当前凭证有多张分单,单击【查看】菜单下的【查找分单】,输入分单页号,可查看到该张分单。


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